Dokumentenmanagement mit RFID

/ di, 11/08/2011 - 11:02 /

Kanzlei Schröder

Dokumentenmanagement

Hauptsitz Emmerich am Rhein	Branche Anwaltskanzlei
Gesellschaftsform Freie Berufe	Volumenindikator 500 neue Akten pro Jahr
Mitarbeiter 8	Projekttyp Dokumentenmanagement
Umsatz k.A.	Projektlaufzeit Start Januar 2011, noch nicht beendet

Besondere Herausforderung & Ziel des Projekts

Automatische Identifikation von Mandantenakten

Prozess / Technische Lösung

Die seit über 20 Jahren bestehende Kanzlei Schröder hat sich zu ihrem Ziel gemacht, dem Mandanten auf schnelle und unbürokratische Weise zu seinem Recht zu verhelfen. Im laufe der Zeit sind daher eine Vielzahl von Aufzeichnungen entstanden. In der Vergangenheit ist es mehrfach vorgekommen, dass der Lagerort respektive der Verbleib einzelner Akten nicht mit Bestimmtheit angegeben werden konnte. Es folgte ein langwieriger Prozess - von der Nachfrage über die Suchen der Abschriften bis hin zur Neuerstellung. Um zukünftig eine Ortung der Aufzeichnungen bzw. Schriftstücke zu erreichen soll eine Identifikation der Mandantenakten mit Hilfe von RFID erfolgen. Über Antennen werden die Akten in den Räumlichkeiten der Kanzlei identifiziert. Im Anschluss wird der Lagerort in der Kanzleisoftware grafisch angezeigt.

Wirtschaftlichkeit / Return of Investment

Es wird davon ausgegangen, dass sich die Investitionen in die RFID-Technologie innerhalb der ersten zwei Jahre amortisiert haben werden. Signifikante Verbesserungen werden gerade im Bereich der Entlastung der Rechtsanwälte sowie der Rechtsanwaltsfachangestellten erwartet.

Qualitative Vorteile / Nutzen

Mit Hilfe der RFID-Technologie entsteht eine größtmögliche Transparenz über den Verbleib der jeweiligen Mandantenakten und damit eine durchgängig hohe Qualität. Eine aufwendige und zeitintensive Aktensuche wird somit auf ein Minimum beschränkt.